在PMP考试中有两章的关系度很大,一个就是沟通管理,另一个就是相关方管理,因为相关方管理是从沟通管理演化出来的。
关于沟通管理和相关方管理之间存在着密切的关系,首先我们先来了解一下这两章各自过程相互关系图解如下:
1、项目沟通管理过程图解
2、项目相关方管理过程图解
从以上两张图可以看出相同点和关系:
① 项目章程是规划沟通管理和识别相关方的输入;
② 项目管理计划是规划沟通管理和规划相关方参与的输入;
③ 相关方登记手册是规划沟通管理、规划相关方参与、管理相关方参与和监督相关方相关方参与的输入,是识别相关方的输出;
④ 问题日志是监督沟通和监督相关方参与的输入,是管理相关方参与的输出;
从项目相关方管理中可以了解到,管理相关方参与(执行过程组)和监督相关方参与(监控过程组)这两个过程所用到的工具基本都是来自沟通管理里面的:沟通技能(反馈、演示等)、人际关系与团队技能(积极倾听/主动聆听)、会议等。
在沟通管理中最常考是:5C原则(1、目的明确Clear Purpose;2、表达正确Correct Expression;3、表达简洁Concise Expression;4、逻辑连贯Coherent Logic;5、思路掌控Controlling Ideas)和倾听技术(积极倾听/主动聆听)。
而在沟通管理中的沟通方法包括三种:推式沟通、拉式沟通和交互式沟通,区别如下:
管理相关方参与运用主动沟通来积极主动的去影响相关方,从而提升相关方的项目参与度。
监督相关方参与运用反馈、演示等来发现相关方的参与度偏差,从而进行计划与策略的调整,以达到计划要求。
所以沟通是项目相关方管理的重要工具。
我们且从更多场景题目了解这两章的彼此关联与区别。
1、项目执行过程中,项目经理发现大部分团队成员不去参考每周项目更新的内容。项目经理应该怎么做?
A.制定一个签名日志,这样可以显示团队成员何时阅读了项目更新的内容。
B. 适当地修改干系人参与计划和沟通管理计划,以满足相关方对信息的需求。
C.改善每周项目更新内容的排版,以鼓励团队成员阅读。
D.强行他们阅读,以便得到奖励。
答案: B。原题考的是如何满足相关方希望和控制沟通效果,可以考虑适度的更改相关方参与计划和沟通管理计划,包括具体的相关方参与策略,以及沟通方法和沟通频率等。
2、你正在负责一个为期 3 年的项目,项目团队成员分别来自几个职能部门,在矩阵式组织之下开展工作。项目执行一直都符合计划。今天,你突然得知从事活动 D 的成员已经去休假,而活动 D 还没有完成。为了不影响项目进度,你不得不紧急聘请了一个外部人员在活动D 的最晚结束日期之前完成了活动 D,造成活动 D 的成本超出原定预算。你应该怎么办?( )
A、要求请假成员承担活动 D 的成本超支
B、重新评价项目沟通管理计划
C、使用管理储备来支付活动 D 的成本超支
D、要求节约活动E 的成本,以弥补活动 D 的超支
答案:B。很可能是这种情况:安排该成员工作的人(如项目经理)与有权批准他休假的人(如职能经理)是不同的。他们之间的沟通问题导致出现该成员在不该休假时去休假。由于沟通时根据沟通管理计划开展的,所有要重新评价沟通管理计划。
3、在一个复杂的项目中,相关方有着不同的信息需求. 下列哪种方法可帮助项目经理满足相关方的期望?
A.沟通模型
B.沟通管理计划
C.沟通矩阵
D.沟通范围
答案:B。此选项为沟通需求分析,此题在考沟通管理计划的内容,包括需要沟通的信息,如语言、格式、内容、详细程度。