一般项目或阶段收尾涉及到合同收尾和行政收尾两部分内容。这两部分都是在项目收尾过程组的工作。行政收尾在结束项目或阶段过程中体现,合同收尾可以在PMBOK第6版控制采购过程的输出中具体体现,即采购关闭的主要内容(P499)。
以下是结束项目或阶段的参考流程,也是我们常说的行政收尾流程,红色部分为提前结束项目或阶段也需要执行的必要活动。以下流程的第二步为合同收尾。说明行政收尾有时会包括合同收尾。
以下是行政收尾的流程的详细解读:
完成剩余工作,确保项目达到完工(退出)标准→完成合同收尾(如果有)→移交验收的可交付成果→客户接收部门验收(如入库的检查)→编制和分发最终的项目绩效报告→收集相关方反馈意见→整理项目资料,开展项目后评价(测试客户满意度、失败或提前终止的原因、创建并分发最终的绩效报告)→经验教训总结→组织过程资产更新(也可包含经验教训总结的内容,强调存档)→召开经验交流会/庆功会→释放资源/解散团队→结束(签署最终的验收报告,需要注意的事情是以上流程活动是在客户已经同意签署验收报告后的形式上需要走的过程,不存在员工遣散后客户还不签署验收报告的可能)。
提前终止/结束项目流程(经常考):制定程序调查提前终止原因(强调记录原因)→验收已完成可交付成果→移交已完成可交付成果→经验教训总结→组织过程资产更新→释放资源/解散团队。
我们需要知道的关键知识点如下:
1、合同收尾针对合同,行政收尾针对整个项目和各个阶段,是结束项目或阶段过程的工作;
2、每个合同结束时都要开展合同收尾;
3、一个项目或阶段必须且只需做一次行政收尾,而所需合同收尾的次数不一定;
4、合同收尾一般在行政收尾之前;
5、合同收尾由买方项目经理或合同(采购)管理员向卖方签发书面确认,即整个合同关闭的书面证明。行政收尾由发起人或客户签发书面确认,签署完工协议,即项目阶段或整个项目关闭的书面证明;
6、项目收尾时需要进行产品确认及验收、总结经验教训、存入经验教训知识库,并更新组织过程资产。
合同收尾(属于控制采购过程)的具体内容通常包含:
1、确认全部合同工作已完成,合同可交付成果符合要求,并验收可交付成果;
2、处理未决索赔或争议,完成与卖方的财务结算(包括退还保证金),释放履约担保,宣布合同正式关闭;
3、收集采购资料,进行采购审计,总结经验教训。把资料和经验教训归档,形成新的组织过程资产,宣布采购工作正式关闭。针对提前解除合同的情况,在合同解除时也需要开展合同收尾;
4、合同收尾的最后一步是更新组织过程资产。
行政收尾(属于结束项目或阶段过程)的具体内容通常包含:
1、确认全部技术工作都已经完成,项目可交付成果符合要求;
2、完成财务结算,即完成财务收尾;
3、移交项目产品。收集项目资料,开展项目后评价(测试客户满意度、失败或提前终止的原因、创建并分发最终的绩效报告);
4、总结经验教训并归档,形成新的组织过程资产;
5、记录项目绩效和团队绩效,并释放资源/解散项目团队(最后一步),宣布项目正式关闭;
6、行政收尾的最后一步是遣散员工。
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